开启成功之门的金钥匙（三）

——《如何掌控自己的时间和生活》第七＿十章读书笔记

　　　　　　文／纳兰

第七章  日程安排的作用

    如果你感觉自己已经很忙，那么在为自己布置了Ａ级活动后，会感觉更忙。要解决这个问题，就要先放下你的人生目标，开始转  而考虑如何安排你的时间。你今天必须做些什么？
    显然，你需要时间来完成一些必要的日常活动，比如吃饭、穿衣、交通以及工作等。平时你根本不会去花费太多心思考虑这些活动，但它们却占用了你大量的时间。很多人一辈子都在为这些事情而忙个不停。
    大多数人每天的活动内容都是由自己当前正在处理、但还没完成的工作决定的。多是一些常规性的工作，有时也有意外。
    必要的活动，常规任务，遗留工作，以及意外情况几乎会占有和你的全部时间，对于大多数人来说，他们终日纠缠于这些事务当中，一辈子都不可能足够的时间来实践自己的人生目标。要想避免这种情况，你首先需要分辨出那些浪费时间的活动，并通过停止这些活动来为自己挤出更多的时间。
    要想实现那些对你来说真正重要的人生目标，只有一个办法，认真规划你每一天的时间。
    在每天的开始或结束的时候抽出十分钟来进行规划，你将因此得到数倍的回报。
    如果不进行规划，你很难抽出时间去做自己想做的事情，而且你也不可能分辨出到底哪些事情才是真正重要的。就算你用大部分时间来完成Ａ级活动，却往往做得不是Ａ级活动中最重要的部分。
    提前规划总能帮你挤出更多的时间，并帮你分辨出真正重要的事情来。
    规划通常最适合在早晨起床时或晚上睡觉之前进行。早上头脑清醒，晚上对当天遗留下来的任务比较清楚，且能让潜意识在夜间不断工作，为你第二天的工作想出不错的方案，为你面临的问题找到更好的解决办法。
    你不妨尝试在每天的早晨和晚上都进行规划。
    规划其实并不会占用太多的时间，每天平均不到一小时，但它所带来的结果却是很明显的：每天，你在Ａ级活动上投入的时间越多，在其他琐碎的事务上浪费的时间就越少。规划可以帮助一个人把自己的精力集中到那些最重要的活动上。
    在做当天的规划时，可以先重温一下自己的人生目标，并根据该目标来确定自己当天的Ａ级活动内容。
    除了每天的时间规划之外，利用每个星期五下竿的时间来对本周的活动进行回顾，并大致规划好下周的活动。然后可以利用周一早晨的时间来修改自己的计划，并立即开始进行本周的Ａ级活动。
    如何为Ａ级活动挤出时间
    最主要的规划方式之一就是：日程安排。但并不是简单地为那些你必须完成的活动排定时间，而是为了给那些真正重要的活动排出时间。
    在制定一周日程安排的时候，一定要为你的Ａ级活动安排出足够的时间。每个星期都要为自己安排出固定的时间段（比如说每周二和周四的上午）来完成那些大型的项目，即使有很多琐碎有事情要处理，也要尽量保证有足够的时间来处理Ａ级活动。
    要想找出更多的时间来处理Ａ级活动，你可以每天列出一个固定的时间段，在这段时间里，坚决不要理会那些Ｃ级活动。这个时间不一定要很长，开始时可以短些，再逐渐加长。
    要有选择性地记录自己的时间分配方式，从而最终改变你的时间管理方式。
    改变你的时间管理方式
    正像许多人可以改变自己的饮食习惯一样，你也可以成功地改变自己的时间管理方式。
    如果你在感觉在一些不太重要的事情上花费时间太多，就要减少它，以便用在你认为是重要的事情上。比如让灰尘在家具上呆两天，读一本早就想读的小说。减少做家务的时间，做更有创意的事情。
    不必去记录自己的一举一动，但可以尝试着规划好自己的时间，因为通过详细地规划自己的时间，可为自己找到更多的空闲。记住：你总是可以找到时间来做那些对自己重要的事情。就是世上最忙的人也一样可能通过认真地规划来为自己“制造”出更多时间。
    坚持培养规划的习惯。每天在同样的时间做同样的事情可以使你更加有效率，因为你不用茶时间来做决定，习惯的力量是巨大的。
    你有两种类型的黄金时间
    黄金时间有两种。一种是内部黄金时间，在这段时间里，我们的精神状态达到最高潮，工作起来自然也就最有效率，不同的人内部黄金时间也是不一样的。有的人上午精神状态最好，而有的人则在下午或者是晚上达到最佳精神状态。另一种是外部黄金时间，是指跟其他人，比如说你的同事、朋友或者家人打资产的最佳时间。
    内部黄金时间是一个人精神最为集中的时候。观察一下，你在一天当中的哪两个小时思维最为清晰？在确定了自己的内部黄金时间之后，把这段时间用来处理自己最为重要的工作。
    而外部黄金时间，就是指外部资源（通常是人）最为齐备，最能帮助你做出决定、回答你的问题、或者为你提供信息的时候。
    在处理问题的时候，一定要事先确保你能够见到那些你必须见到的人，这点非常重要。大多数人都不太擅长站在别人的角度考虑问题，所以很难考虑到别人的日程安排。但考虑到了，会很有好处的。
    不要把日程排得太满
    每个人都会遇到一些意外的情况，所以在安排日程的时候，一定要给自己留出足够的弹性。如果你事先把所有的时间段都安排得满满的，就可能无法完成预期的任务，这会让你沮丧、焦虑和紧张。
    意外发生的事情也会占用你的时间，从而打乱你的原定计划。所以你需要一些空闲时间来处理那些不期而遇的问题，或者是去把握任何新出现的机遇。
    因此，每天有必要为自己安排至少一小时的空闲时间。如果日程安排过于紧张，你会感觉自己好像在被时间牵着鼻子走，觉得自己的整个生活都在被时钟控制，变得毫无生趣。如果为自己留出一些自由时间，会感觉自己对生活有了更多的控制，每天的工作和生活也就会感觉更加顺畅。

     第八章  如何挤时间

    当人们过于沉浸于眼前工作的时候，就很容易忘记自己真正的目标。就会把大把大量的时间花在那些并不重要的事情上，从而忽略了那些真正重要的事情。不要一味追求在工作上投入更多时间，要注重效率，尽量养成在固定时间内把工作完成的习惯。许多为了工作而牺牲私人生活的人最终都走上了失败的道路。
    如果你总是超负荷工作，总是筋疲力尽的庆，工作效率就不会高。
    如果你能够把工作安排得很好，就会找到更多时间放松自己，取得更多结果，并在工作中得到更大乐趣。
    放松其实是一种很好利用时间的方式。没有什么事情是绝对地浪费时间，即使当你什么都不做的时候也是如此。只是放松要有个度，不能走极端。
    有时，啬增加休息时间的惟一方式就是直接减少工作量。
    一般家庭主妇很难给自己找到空闲时间。她们一天24小时都有事情要做。因此，尤其需要为自己挤出一些空闲时间。在安排时间时一定要具体，最好能固定时间。如果能留意那些会影响时间安排的外部变化，就能为自己找到更多的空闲时间，为自己创造机会来完成那些最重要的人生目标。
    不要说没有时间，找到那些以前一直被你忽视的时间，比如过渡时间。也就是两件事中间的那段时间，比如说从早晨睁开眼睛到你坐到办公桌前。利用这些时间碎片也就是过渡时间来处理自己的问题，反思一下自己明天该做些什么，并利用我前面担到的时间管理技巧来帮助你完成任务，做些自己喜欢做的事，比如写作、阅读，听音乐，跑步等。
    如果花在上下班路上的时间很长的话，你可以利用这段时间听音乐，学外语，背东西或规划好自己一天的工作，在到办公室之后把它们写到纸上。
    还有喝咖啡，吃午餐的时间也都可以利用。
    连睡眠也可以利用。睡眠时间是我们最大的一整段时间，你愿意就这样睡掉自己的一生吗？很多人并不需要那么多的睡眠，减少一些睡眠时间也不会给健康和工作效率带来任何影响。
    如果愿意，你还可以在睡眠中，利用自己的潜意识处理棘手的问题。方法如下：入睡之前，向自己的潜意识提出一个问题。选择一个需要很长时间思考的问题，留给潜意识。很多人能够做到，并取得了成功。但若影响你的睡眠，就要放弃。
    有些成功人士，通过自己的工作来获得收入，同时把自己的空闲时间用来做自己喜欢做的事。著名作家霍桑一生从事着非常枯燥单调的工作，在海关工作多年，却利用空闲时间写出了四部小说，包括成为经典名著的《红字》。
    一个人完成了自己的工作，就应该被允许去做自己的事。这样就会工作提高效率。
    如果你能利用每一分钟空闲时间， 去从事那些有助于实现你人生目标的Ａ级活动，就是向着自己的人生目标迈进了一大步。只要确定了自己的“特殊重点目标”，就能抽出时间来把它们变成现实。
    自由作家可以让自己每天在空闲的时候想出至少三个故事情节。
    上面谈到的这些做法不仅可以帮助你接近自己的目标；还可以大大增强你的信心，你每天都会看到自己更加接近自己的人生目标。
      要想记住自己的特殊重点目标，可以把它写到纸上，卡片上，放进口袋中，也可以写到揭示板上，放在自己抬眼就能看到的地方，以便随时提醒自己。
    总之，只要记住你的特殊重点目标，就一定能够找到很多机会来实现这些目标。

第九章  如何最大限度地利用排序

    高效工作的秘诀，不过是列一张“事务清单”罢了。
    有位成功人士，每天早晨起床后的第一件事情就是列出自己希望当天完成的任务。每天晚上的时候，检查清单，看看自己已完成了多少工作，还有哪些工作没完成。同时给自己打分。他把这当成一个游戏而始终兴趣不减。他的目标是得一百分，也就是完成所有的工作。几乎所有的成功人士，都列“事务清单”。
    可很少有人会坚持每天这样做。
    只有坚持每天列清单才会有用。那些处于顶端和底端的人都知道列出“事务清单”的重要性。但二者的区别在于：前者能够坚持每天都这样做，而后者却并非如此。要想在有限的时间里完成尽可能多的工作，其中一个秘诀就是每天都为自己的任务列出清单，把它放在身边，并让它来指导你每一天的具体工作。
    “事务清单”非常重要，但基本内容也非常简单：在纸的顶端写上“今日事务”，然后在下面列出你当天想要完成的工作；每当完成一件事情的时候，勾掉清单上相应的内容，并随时补充上新的任务。
    要想很好地利用“事务清单”，最好能够把所有需要完成的任务列到一张清单上，而不是随便地写到小纸条上。可以放进自己的备忘录，也可以统一夹在一个笔记本里，就不会丢掉，还可以随时整理所有未完成的Ａ级活动。
    记住，把任务写下来，远比装在脑子里的效果要好得多。不容易忘记，而且可让让大脑闲下来做一些更有创造性的工作。
    不要把那些日常工作都写到清单上，你可以只列出非常重要、而且需要得到特殊提醒的工作。
    别忘了把长期目标中的Ａ级活动列到“事务清单”上，用它来指导自己的工作，这样你就可以为自己安排出适当  的时间来完成这些计划了。
    需要再次强调的：量定要确定优先次序。最好的方式就是拿出你的清单，根据重要性大小在每件任务之后标上ＡＢＣ次序，可以随时对清单进行相应的修改。
    推荐方法：把Ａ级任务和Ｂ级任务写到一张纸上，把Ｃ级任务写到另外一张纸上。
    列完清单后，你可以首先完成所有的Ａ级活动，然后着手处理Ｂ级活动，最后处理Ｃ级活动。多数情况你无法全部完成，很少人能够完成所有的任务。“事务清单”的目的在于帮助你更好地利用自己的时间，而非做完清单上所有的事情。
    大多数人都感觉，在定期列出任务清单并对任务进行次序设定之后，他们的生活都变得更有条理，从而感到更加放松。
    通过完成更多的Ａ级活动，并尽量减少Ｃ级活动的时间，你所取得的成就会发生结构上的变化。在学习以及应用时间管理技巧的时候，你刚开始最重要的任务是观察自己如何利用每五分钟时间，这样你才能更加清晰地意识到自己的时间分配模式。一旦能够自动地意识到这些模式，就无须再考虑了。
    那些善于利用时间的人总是会为自己安排很多Ａ级活动，既不会反复考虑自己应该做哪项Ａ级活动，也不会在某个Ａ级活动上过于追求完美。每天都会去进行好几项Ａ级活动，并且告诉自己，一旦明确了任务，完成这件任务的最佳时机就是现在。

   第十章  有些事做了不如不做

    人有时喜欢把时间花在那些并不重要的Ｃ级任务上，原因在于许多非常重要的Ａ级任务往往都比较难以执行。而Ｃ级任务简单容易。
    你常常会等到完成Ｂ级任务、Ｃ级任务完成后再着手处理Ａ级任务。显然，当你得心应手地做自己想做的事情的时候，会感到一种巨大的满足感。由于手头的工作并不重要，你可以一边浪费时间，一边享受“完成工作”的乐趣。
      当你最终没有完成Ａ级活动，不是没有时间，而是把时间用在Ｃ级活动上。
    80/20法则告诉我们，“如果把所有的工作内容按照实际价值列举出来的话， 我们会发现80%的价值都是由20%的工作产生的，而剩下的80%的工作只能产生20%的价值。”这个法则确实符合实际情况。
    根据80/20法则，如果一个人每天要完成十件工作的话，他只需完成其中的20%（也就是两件），就可以产生80%的价值。所以首先应该找出这两件工作， 将其标志为Ａ级活动，然后尽快完成它们。而另外八件暂时放在那里，因为他每天工作的大部分价值都来源于自己已经完成的那两件工作。
    如果你意识到集中精力完成那些最有价值的任务的重要性，就甚至可以为此而忽略那些不太重要的任务。
    所以，一定要反复提醒自己，集中精力处理那20％的工作，千万不要把时间浪费在那些价值不高的活动上。
    很多时候，我们的的活动，有80％都是毫无意义的，而且真正能够给我们带来快乐的，只有很少的几件事情。从所有的活动中，挑出最重要的来做，是成功的关键。
    不错，要想保证你有足够的时间来完成Ａ级活动，一个最好的方式就是尽量减少那些Ｃ级活动的时间。问自己“我可以不做什么”，然后将其从自己的日程安排上删除，并将其彻底清除出你的大脑。
    许多Ｃ级活动都可能变成ＣＺ活动。所谓ＣＺ，就是指那些即使放弃也不会带来任何不利后果的活动。
    这些ＣＺ活动，或者昌因为太琐碎不值得做，或者可以过一段时间后自行解决，或者根本不需要做。
    有些Ｃ级活动需要过一段时间才能知道它会不会变成ＣＺ，即是否是无用之功。当你无法确定时某件事情是否应该被完全放到一边的时候，就把这件事情列在一张卡片上，放在一个文件夹里，上面写上“可能会成为ＣＺ”，如果是重要的事，你会想起它的。每个月查看一遍这个文件夹，把其中的大部分卡片扔进垃圾堆，你会幸庆自己没去做这件事。当然，有些Ｃ级活动是必须完成的，这过段时间也就看出来了，这时再去完成它。
    有些事情，开始可能并不重要，但如果一味拖延的话，很可能会最终演化成一场危机。事情的发展都有一个过程，很少会有一件起初并不重要的事情突然演变成一场危机，它们总是会慢慢恶化。
    当然，Ｃ级任务发展成一场危机的概率不超过1％。 一量发现某项Ｃ级活动确实很重要或者会演变成一场危机，立即将其升级为Ａ级活动。
    如果你一直克制住去做Ｃ级活动的冲动的话，你会发现在很多事情都可以放到一边。你可以随时部自己这样一个问题“如果我不做这件事的话，会有怎样的？”如果你的答案是“没什么大不了的”，那就暂时先把它放到一边。
    在对ＡＢＣ级活动进行归类的时候，千万不要让数量从多的Ｃ级活动淹没了那些真正重要的任务，要想做到这一点，就要把ＡＣ级活动分放进两个抽屉里。把Ｂ类分放进Ａ和Ｃ类。
    或者把ＡＢＣ级活动分放进贴着标签的不同的文件夹。把各类不同的文件，也可以放进专用的文件夹，这样很容易就能找到自己所需要的资料。
    每个人都有自己怕资料整理方式。关键是在整理资料的时候，要把那些Ａ级文件跟Ｃ级文件区别开来。而且要定期整理，扔掉那些不重要的文件。
    开发出一套适合你自己系统来规范文件管理。首先你应该对自己的文件进行归类。尽量一次处理完一份文件。实在不行，每次拿起文件时，要尽量往前推进一步。
    很多人在接受信息的时候同样也不会进行区分。
    试想一下，如果时间有限的话，你应该怎样安排自己的阅读结构，当然这要根据自己的兴趣做出决定，但要坚持下去。很多人有时间读很多的报纸，却没时间读书，那是因为阅读结构不合理。
    如果感觉自己需要多读一些书的话，可以尝试用读报纸的方法读书。当你拿起一本书时，首先浏览封面，通常上面列出本书最主要的内容。然后迅速翻阅一遍，看是否有一些自己比较感兴趣的地方。整个过程不要超过读一份报纸的时间。
    许多非小说类图书的结构本身也暗示了它的阅读方式。作者通常会在一本书开始的地方陈述本书的主要内容，这些总结性的开头一般会比较简短，就像一篇新闻的导言一样。
    在阅读一本书的时候，即使它有五百页，你的主要目的也只是要了解作者的主要观点，并学会将其应用到自己的日常工作当中。书的前言、目录，以及总结通常会出现在书的开头或者是结尾，它可以帮助你尽快了解图书的主要内容。只有当你对某部分内容真正感兴趣的时候才去阅读细节。通过这种方式，你可以在级短时间里获取该书中的大部分重要信息。
    这种方法不仅可以增加你的阅读量，而且可以大大提高你的阅读质量。
    通常情况下，人们会很快忘掉自己读过的内容。因此即使你读完了书中的全部内容，你也不可能记住其中的大部分。既然如此，为何不在开始的时候就只读那些最值得记住的内容呢！对读过的书大致浏览一下，可以帮助自己达到复习的目的。
    你会发现你的阅读正变得越来越有趣，在更短的时间里阅读更多的书。
    “更加聪明的阅读”远比“更加快速地阅读”更加重要。你可以减少那些毫无意义的Ｃ级阅读，把时间和精力用来进行Ａ级阅读。因为你的阅读时间毕竟有限，所以一定要认真选择阅读内容。
    当然，在做一件事时，并非所有的事情都要讲求效率，有时最有效的方式未必一定是最好的方式。大声阅读显然并不是一种高效的阅读方式，但它却可以让我们非常愉快。

[情感四十][纳兰文集]